Cómo realizar un presupuesto personal usando Excel

Una forma gratuita y sencilla de llevar un control de gastos del hogar es por medio del uso de la famosa planilla de cálculos de Microsoft.

Una de los ejercicios poco realizados que ayudan a mejorar la relación con las finanzas es la realización de un presupuesto personal, ya que este sirve para tener un mayor control de los gastos que se deben realizar en un determinado periodo de tiempo.

Si bien algunos consideran que no es necesario elaborar un presupuesto, porque aún sin ello se puede manejar la economía personal o familiar, esta herramienta resulta de gran relevancia y utilidad gracias a que permite tener en la mira cuáles son los pagos imprescindibles y cuales no.

Una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permite tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos. Es decir, al tener un presupuesto o control de gastos se pueden ajustar con mayor facilidad a las metas que se quieran alcanzar, como salir de deudas, ahorrar para comprar un vehículo, juntar dinero para vacaciones, entre otras cosas.

Microsoft 365 añadirá funciones de inteligencia artificial a las aplicaciones de Word, Power Point, Excel, entre otras. (Microsoft)

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una persona, familia o empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. En términos más sencillos, se trata de planear lo que se quiere alcanzar para el futuro

Por lo tanto, cuando se realiza este control de gastos se está planeando un mejor futuro (ya sea inmediato o a largo plazo), pues se piensa en cuánto se destinará para los gastos necesarios, cuánto se destinará para las metas recreativas, cuánto dinero se guardará para el ahorro, y así consecutivamente.

Gracias a la organización del dinero se pueden detectar también cuales son las áreas donde hay oportunidad de mejorar el gasto (por ejemplo, aquellos gastos hormiga).

Cómo hacer un presupuesto personal en Excel

Si bien se puede completar un presupuesto en una libreta, quizá no es la mejor forma de ejecutarlo debido a que si se olvida el cuaderno, no se puede llevar el registro de gastos. Una manera de tener siempre disponible el control de presupuesto es a través de un documento de Excel, donde incluso se pueden automatizar las funciones para facilitar aun más el proceso de planeación.

El programa de Microsoft permite crear una hoja de cálculo para controlar ingresos y gastos de forma sencilla. Se puede hacer de forma manual o buscar alguna plantilla disponible que se adapte a las necesidades de la persona.

Los presupuestos en Excel sirven tanto para la economía doméstica como para un proyecto personal o para el flujo de dinero de tu empresa. En todos los casos tener a mano esta hoja de cálculo al ahorrar y a tener un control más preciso del dinero que entra y el que sale del bolsillo.

Para hacer un presupuesto de forma manual, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Tener disponibles los datos de los diversos tipos de gastos e ingresos que se asignarán a dicha hoja de cálculo y abrir una nueva hoja en blanco. Definir si el presupuesto se hará de forma mensual o de manera quincenal.

2. Una vez en el documento hay que hacer clic en la celda A1 y escribir el título de la hoja de presupuesto.

3. Hacer clic en la celda A3 y escribe Artículos. Después pasar a la celda B3 y escribir Ingresos; en la celda C3 y escribir Gastos.

4. En las celdas de ingresos y gastos llenarla con una lista en cada fila. Por ejemplo, en la columna B poner cuánto se gana a la quincena en el trabajo; si se cobra alguna renta, o si se tiene un ingreso extra por la venta de algún artículo en el tiempo libre.

Un presupuesto personal es una forma de plantear un mejor futuro (Thomas Fuchs/The New York Times)

En la columna C, se deben colocar todos los gastos que se hacen. Desde los pagos de los servicios hasta la compra quincenal de café que suelen hacerse en las tiendas de conveniencia.

5. Dar clic en la celda de la columna B que esté debajo del último dato introducido; una vez ahí colocar la fórmula =SUMA(seleccionas las celdas anteriores de la fila B), presionando Intro/Regresar para realizar el cálculo. El resultado te mostrará cuáles son los ingresos en el periodo marcado.

-Repite la fórmula anterior para calcular el total de los gastos en la celda de la columna C por debajo del último dato que se introdujo.

6. En la celda de la columna D, ingresar el signo =. Escribe el signo – y clica en la celda del total de gastos, presionando Intro. Aparecerán los ingresos netos que quedan después de gastos. Y si son negativos, saldrán de color rojo.

Si nuestro saldo es negativo y se ilumina de rojo, quiere decir que gastamos más del dinero que hacemos, por lo que será necesario revisar qué gastos pueden eliminarse o buscar una forma de generar mayores ingresos.

Si bien esta es la forma más sencilla de realizar un presupuesto, Excel cuenta con muchas plantillas predeterminadas en las que únicamente habrá que llenar las casillas con los datos requeridos.

La ventaja de una plantilla es que ya se tienen incluso códigos de color que permiten identificar y optimizar el proceso de realización del control de gastos. Si aún con la forma manual o con el uso de la plantilla parece complicado, en YouTube hay muchos videos disponibles para mejorar la realización de un presupuesto.

La primera parte del presupuesto está relacionada con el control de gastos: identificación y reconocimiento de los mismos. Una segunda parte de la implementación de este, se relaciona con el posibilidad de manejar más eficazmente las finanzas personales, así como el fijarse una meta de ahorro que permita alcanzar objetivos claros.

Para qué sirve un control de gastos

La elaboración de un presupuesto les permite a las personas administrar adecuadamente sus ingresos y egresos, de tal manera que estas cuenten con los instrumentos necesarios para alcanzar sus metas a corto, mediano y largo plazo.

El principal objetivo de un presupuesto es brindar a la organización un panorama financiero que facilite la toma de decisiones y fomente el crecimiento de la economía, ya sea familiar o personal.

Además, prepara a las personas para hacerle frente a los posibles cambios que puedan surgir en el tiempo. Permite estar preparados para emergencias monetarias, o para los eventos imprevistos sociales, como lo fue la pandemia de COVID-19, y su consiguiente caída económica.

A causa de estos panoramas, hay una necesidad latente de redimensionar y reenfocar las finanzas personas con nuevos objetivos; la elaboración de un presupuesto pueden prever y ayudar a afrontar económicamente esas épocas de crisis.